El presupuesto anual es la base de todo: define la cuota, orienta las decisiones de la junta y es la vara con la que se mide la gestión del administrador. La Ley 5038 establece que los gastos ordinarios se aprueban cada año en asamblea (art. 32).
Paso 1: reúne los gastos reales del último año
Parte de lo que realmente se gastó, mes a mes, con sus comprobantes. Un presupuesto hecho solo con estimaciones suele quedarse corto.
Paso 2: clasifica por categorías
- Personal y cargas laborales
- Vigilancia
- Limpieza
- Electricidad y agua de áreas comunes
- Mantenimiento: contratos y preventivos
- Seguros
- Administración
- Suministros
- Imprevistos o reserva
Paso 3: ajusta por cambios conocidos
Aumentos salariales, renovación de contratos, mantenimientos mayores previstos o equipos que se acercan al final de su vida útil.
Paso 4: separa lo ordinario de lo extraordinario
Las obras y reemplazos importantes (impermeabilización completa, cambio de bombas o de ascensor) conviene presentarlos aparte, con sus cotizaciones y su forma de financiamiento: fondo de reserva o cuota extraordinaria.
Paso 5: presenta y da seguimiento
Presenta el presupuesto a la asamblea con la cuota resultante y, una vez aprobado, compara cada mes lo presupuestado con lo ejecutado. Las diferencias importantes deben explicarse a la junta.