Una asamblea mal preparada termina en discusiones largas, sin quórum o con decisiones que después se cuestionan. Una bien preparada dura menos, decide más y deja un acta que respalda a la junta y al administrador.
Antes: convocatoria y preparación
- Revisa el reglamento: indica cómo y con cuánta anticipación se convoca. Si no dice nada, la Ley 5038 prevé un aviso de al menos tres días, por periódico de circulación nacional y carta certificada (art. 25).
- Define una agenda concreta. Cada punto que requiera votación debe aparecer explícitamente.
- Envía con la convocatoria los documentos de soporte: estados financieros, presupuesto, cotizaciones.
- Prepara la lista de propietarios con sus votos, que son proporcionales a sus derechos (art. 12).
- Prepara un formato de poder: un propietario puede hacerse representar por otro propietario o por un tercero (art. 26).
Durante: conducción
- Registra asistencia y poderes, y verifica el quórum.
- Designa presidencia y secretaría.
- Sigue la agenda en orden; los temas nuevos quedan para otra asamblea.
- Lee la propuesta exacta antes de cada votación.
- Anota votos a favor, en contra y abstenciones.
Mayorías que debes conocer
Las decisiones generales se toman por mayoría. Modificar el reglamento requiere dos tercios de los votos cuando no se exige unanimidad (art. 12). Cambiar los porcentajes de contribución requiere unanimidad (art. 4), igual que construir nuevos pisos u obras que afecten el edificio, salvo que el reglamento disponga otra cosa (art. 8).
Después: el acta
El acta debe recoger fecha, lugar, asistentes y representados, quórum, cada punto de la agenda, las propuestas votadas con su resultado, los responsables de cada acuerdo y las firmas. El administrador lleva el libro de actas (art. 29). Si una decisión modifica el reglamento, debe depositarse en el Registro de Títulos para ser oponible a terceros (art. 10, modificado por la Ley 108-05).
Este artículo es informativo y no sustituye la asesoría de un abogado. Revisa siempre el reglamento registrado de tu condominio.